Une Assemblée Générale est une réunion des associés d’une société au cours de laquelle une ou plusieurs décisions sont prises concernant la gestion courante de la société.
Il existe plusieurs types d’assemblée générale :
- L’assemblée générale ordinaire qui doit se tenir au moins une fois par an et qui permet l’approbation des comptes de l’exercice clos de la société ;
- L’assemblée générale extraordinaire qui permet, quant à elle, de débattre sur certaines questions qui ne revêtent pas un aspect courant pour la société (le plus souvent des décisions qui emportent une modification des statuts) ;
- L’assemblée générale mixte qui permet d’allier les deux types d’assemblées précitées.
Une assemblée générale, quelle qu’elle soit, doit faire l’objet d’une préparation en amont dans l’optique de respecter les intérêts de chacun des associés.
En effet, le non-respect des obligations statutaires peut avoir des conséquences importantes sur la tenue de l’assemblée et sur les décisions découlant de celle-ci.
Ainsi, lorsqu’une assemblée générale ne se déroule pas conformément aux dispositions statutaires, il est tout à fait possible d’en solliciter l’annulation.
Plusieurs cabinets d’expertise comptable proposent à leurs clients la possibilité d’assurer la gestion de leurs assemblées générales et ainsi centraliser leur documentation juridique et comptable.
Cependant, votre avocat a un rôle omniprésent et indispensable dans toutes les étapes nécessaires au bon déroulement d’une assemblée générale.
Il vous permet d’assurer une gestion complète de l’assemblée et principalement d’éviter toutes erreurs juridiques pouvant entrainer un blocage au sein de la société ou des conséquences néfastes pour celle-ci.
Le rôle de l'avocat dans la préparation de l'assemblée générale
Lorsque vous préparez une assemblée générale, il apparait indispensable de respecter plusieurs points comme par exemple :
- Le délai de convocation des associés ;
- Les règles légales de quorum, le mode de scrutin ;
- La communication des documents obligatoires (rapport de gestion, comptes annuels etc.).
L’avocat en charge de la rédaction et de la préparation de la documentation juridique se doit d’assurer le respect des modalités de convocation[1].
Par ailleurs, il convient également pour le président de l’assemblée générale de procéder à la rédaction d’un rapport de gestion.
Lors d’une assemblée générale ordinaire, ce rapport de gestion permet de recenser les chiffres principaux de l’exercice clos et d’informer les associés de l’activité de la société.
La documentation juridique d’une assemblée générale répond à de nombreux critères permettant d’assurer sa validité et le rôle de l’avocat est de vous accompagner dans la rédaction de celle-ci.
Par exemple, la rédaction du procès-verbal d’une assemblée générale revêt un aspect capital. En effet, ce document servira de preuve pour toutes les décisions qui ont pu être prises lors de la réunion d’assemblée générale.
A ce titre, le procès-verbal doit faire l’objet d’une rédaction minutieuse (date et lieu de réunion, associés présents, résolutions adoptées, résultat de votes etc.) et être paraphé et signé par le président de l’assemblée générale et dans certains cas, un des associés ou le secrétaire de séance.
Dans l’hypothèse d’une incohérence ou d’une erreur de rédaction du procès-verbal, le greffe du tribunal de commerce peut refuser son enregistrement.
[1] Les modalités de convocation diffèrent selon la forme de la société et la rédaction des statuts de la société.
Le rôle de l'avocat dans le déroulement de l'assemblée générale
Dans plusieurs sociétés, les dispositions statutaires prévoient la présence d’un secrétaire de séance lors de la tenue de l’assemblée générale.
Le secrétaire de séance a le rôle de noter l’intégralité des votes des associés de la société et de s’assurer que les associés présents signent la feuille de présence.
Comme indiqué ci-dessus, le secrétaire de séance peut également être signataire du procès-verbal.
Lorsque les dispositions statutaires prévoient la présence obligatoire d’un secrétaire de séance, il est très fréquent que ce dernier soit le rédacteur de la documentation juridique, à savoir l’avocat.
Par ailleurs, dans les sociétés où la présence d’un secrétaire de séance n’est pas obligatoire, votre avocat peut également vous assister lors de l’assemblée générale.
En effet, ce dernier peut s’occuper de l’envoi des convocations, de la signature de la feuille de présence et de la comptabilisation des votes. L’ensemble de ces missions permet au président de l’assemblée de ne pas se préoccuper des détails administratifs et de se concentrer sur la teneur de chacune des résolutions proposées.
En outre, dans l’hypothèse d’un conflit entre associés, l’avocat est un acteur important en vue de pallier les éventuels différents et s’assurer que les décisions prises en assemblée respectent l’intérêt social.
Le rôle de l'avocat après la tenue de l'assemblée générale
A l’issue de l’assemblée générale, le procès-verbal fait l’objet d’un enregistrement auprès du greffe du tribunal de commerce compétent.
Là encore, votre avocat est chargé de procéder à cet enregistrement permettant ainsi d’informer le greffe de la modification statutaire ou de l’approbation des comptes de la société.
Si une formalité d’enregistrement n’est pas effectuée correctement, cela peut représenter un obstacle dans la vie quotidienne et le fonctionnement de la société aussi bien envers vos clients, que vos fournisseurs.
Enfin, la consignation des procès-verbaux d’assemblée générale est obligatoire pour toutes les formes de sociétés.
Ainsi, si votre avocat opère la gestion de vos assemblées générales, il est plus simple de tenir un registre à jour et de rassembler l’ensemble de la documentation juridique dans une seul et même endroit.
Conclusion
L’avocat est un acteur essentiel dans l’organisation d’une assemblée générale, il intervient dans toutes les étapes de l’assemblée générale et vous permet un suivi de votre documentation juridique.
Il est vivement recommandé de se rapprocher d’un avocat en vue de la rédaction et l’organisation de vos assemblées générales.
Votre avocat vous permet d’encadrer au mieux le déroulement de l’assemblée et d’éviter certaines erreurs qui pourraient avoir de graves conséquences.
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