L'état de cessation des paiements est, selon le Code de commerce, « l'impossibilité de faire face au passif exigible avec son actif disponible ».
L'actif disponible représente l'ensemble des sommes ou effets de commerce (lettre de change, billet à ordre…) dont peut disposer immédiatement ou à très court terme une entreprise. Le passif exigible est l'ensemble des dettes échues au jour de l'appréciation de l'état de cessation des paiements. Ces dettes doivent être certaines (ne pas être contestées), liquides (on doit connaître leur montant) et exigibles.
À ce propos, il ne faut pas confondre exigé et exigible ; le passif ne doit pas nécessairement être exigé pour être exigible. Le passif exigible n'est pas fonction du nombre ou de l'importance des dettes non payées. On pourra déclarer la cessation des paiements pour une unique dette impayée.
Toutefois il ne faut pas confondre la notion de cessation des paiements avec celle d'insolvabilité. La cessation des paiements renvoie à une impossibilité immédiate de payer, du fait d'une absence de concours (crédit, moratoire). Une entreprise peut donc être en état de cessation des paiements sans être pour autant insolvable, notamment lorsqu'elle est propriétaire d'un actif qui pourra être réalisé.
Par exception, on considérera que l'entreprise n'est pas en cessation des paiements si elle dispose d'une réserve de crédit (possibilité de souscrire un crédit) ou si elle peut bénéficier d'un moratoire (les créanciers d'une personne décident collectivement, en dehors de toute procédure judiciaire, d'accorder des délais de paiement à leur débiteur commun).