Pourquoi est-il important de procéder à une dématérialisation de sa documentation juridique ?

17 Mar 2022 DATA Protection - RGPD

 

Depuis la crise sanitaire de 2020, nous avons observé une intensification de la dématérialisation des documents dans le domaine du droit.

En effet, la mise en place de l’état d’urgence et l’augmentation significative du télétravail a permis aux sociétés de mettre l’accent sur les technologies de dématérialisation. 

Cette dématérialisation est également intervenue au sein de plusieurs processus publics pour lesquels des documents originaux étaient indispensables tel que le service d’enregistrement des impôts qui accepte dorénavant l’enregistrement de documents signés de manière électronique. 

Les avantages de la dématérialisation

 

Pourquoi énormément de sociétés ont pris l’initiative de dématérialiser leur documentation juridique ? Tout simplement parce qu’il y a énormément d’avantages à cela, comme par exemple : 

  • Le gain de temps 

La dématérialisation permet de gagner du temps lors d’un audit ou encore lors d'opérations de due diligence par exemple. 

  • La traçabilité des documents

Par ailleurs, il est important de souligner que la dématérialisation de certains documents permet de réduire les risques de perte de documents originaux et garantit ainsi une traçabilité optimale. 

Il est essentiel pour une société de pouvoir accéder à sa documentation juridique depuis n’importe quel endroit dans le monde. 

  • Le gain d’espace 

En outre, un avantage non négligeable est celui du gain d’espace lorsque la majorité des documents sont numérisés sur une base de données.  

  • La facilité d’accès aux données

La transmission des données devient plus importante et rapide au sein des entreprises et entraîne un accroissement de la productivité. 

  • Une pensée écologique

Dématérialiser les documents et données d’une société permet de réduire significativement son empreinte écologique : moins de ressources utilisées et surtout moins de papier. 

Comment mettre en place une digitalisation de la documentation juridique d’une société ?

 

En vue de procéder à la digitalisation de votre juridique, nous vous conseillons de respecter plusieurs étapes clés, à savoir : 

  • Centraliser vos informations

La première étape vous permettant de digitaliser votre juridique est de centraliser l’ensemble des documents au sein d’une base de données. 

Plusieurs logiciels de gestion de votre documentation juridique sont accessibles et vous offrent la possibilité de créer des bases de données et de les mettre à jour régulièrement.

Un telle centralisation vous permet de simplifier le suivi de votre documentation juridique surtout dans les sociétés ayant plusieurs filiales et au sein d’un gros groupe.
 

  • Favoriser le collaboratif

La deuxième étape dans le cadre de la digitalisation de votre juridique et de pouvoir en faire profiter vos collaborateurs, associés ou encore vos salariés si nécessaire. 

Lorsque vous avez fait le choix de votre base de données, il est important de décider les personnes qui pourront y avoir accès.  

En effet, de nombreuses personnes peuvent avoir besoin d’accéder à votre documentation juridique notamment dans le cadre d’une assemblée générale par exemple.
 

  • Créer des fiches de recensement 

En plus de la centralisation de vos données au sein d’un logiciel et une numérisation complète de votre documentation, nous vous conseillons de créer des fiches de recensement. 

En effet, celles-ci vous permettront de visualiser l’ensemble des éléments disponibles au sein de la base de données. Elles peuvent être utiles notamment lors d’une opération de due diligence en vue de communiquer une liste rapide de votre documentation juridique disponible.
 

  • Utiliser la signature électronique 

La signature électronique n’est pas un nouvel outil toutefois son utilisation demeure encore restreinte dans le domaine juridique.  

Pourtant, un tel outil apporte de nombreux avantages, en terme de gain de temps et de productivité. 

Par exemple, depuis quelques temps, un document signé via une plateforme de signature électronique (ex : docusign) peut se substituer à un document original en vue de procéder à un dépôt auprès du greffe du Tribunal de Commerce. 

Dans cette dernière hypothèse, il est tout de même essentiel de transmettre un certificat de signature en vue de justifier de la validité du document. 

 

 

La digitalisation englobe la transformation des processus internes traditionnels, des outils ou encore des professions à travers l’utilisation des technologies digitales. 

Le but d’une digitalisation est de rendre les processus plus performants et d’optimiser le temps de travail. 

Eu égard aux évènements  de ces dernières années et à l’augmentation du télétravail, la digitalisation de votre juridique est aujourd’hui, plus que jamais, une opération nécessaire à mettre en place. 


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